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Las convocatorias para las asambleas deberan publicarse en un diario de amplia circulacion nacional, debiendo mediar 15 dias naturales por lo menos entre la fecha de publicacion de la convocatoria, y el dia senalado para la celebracion de la asamblea, tratandose de primera convocatoria.
Por lo general inician con los datos del dia, hora y lugar de la reunion, a menudo los asistentes y luego los puntos principales a abordar. Junto con el acta de la asamblea o la relacion de lo discutido, constituyen el registro formal y documental de la actividad realizada.
Toda acta de una Asamblea de vecinos debe contener obligatoriamente los siguientes aspectos: Lugar y Fechas en donde se efectua la asamblea. Hora de inicio y de termino. Orden del dia. Firma del presidente, secretario, Comite de Vigilancia y condominos participantes. Lista de los asistentes.
La convocatoria para asamblea ordinaria o extraordinaria debera de hacerse por el Administrador o el Consejo de Administracion, sin embargo, puede ser realizada por un socio o una tercera persona interesada en que se discutan ciertos temas dentro de una asamblea.
El administrador tiene que hacer la citacion con una antelacion no inferior a 15 dias calendario, mediante comunicacion enviada a cada uno de los propietarios de los bienes de dominio particular del edificio, a la ultima direccion registrada.
El orden del dia es el conjunto de temas que se trataran en una reunion. Usualmente, hace referencia a las agendas de trabajo de instituciones del Estado, como el Parlamento. Es decir, el orden del dia es la relacion de asuntos que se trataran en una asamblea o junta.
La convocatoria para las Asambleas debera contener la Orden del Dia y sera firmada por quien la haga. Articulo 188.
Sin perjuicio de lo establecido en el Estatuto social, las asambleas seran convocadas con al menos DIEZ (10) dias de anticipacion y no mas de TREINTA (30) dias a la fecha dispuesta para la Asamblea.
Paso a paso Que tipo de asamblea queremos.Anticipacion de la asamblea.Preparacion del espacio.La recepcion y los cuidados.El ritmo de la asamblea: moderacion.Gestion del conflicto y disenso.Documentar y relatar el encuentro.El cierre y la despedida.
El orden del dia para la Asamblea Ordinaria constara de los siguientes puntos: Llamada a lista y verificacion de quorum. Lectura y aprobacion del Acta de la Asamblea anterior. Informe de labores, presentado por el Presidente.